Chargé de gestion administrative et financière (F/H)

Finalité du poste 

Contribuer de manière autonome, en collaboration étroite avec la DAF et l’Agence Comptable, à l’optimisation de la gestion administrative et financière de la DIRCOM, en assurant :

• Le pilotage budgétaire et le suivi des engagements,
• La gestion des achats et marchés publics,
• Le conseil et l’accompagnement des équipes de la direction sur les questions financières et comptables.

Activités principales

--> Pilotage budgétaire et suivi des engagements

Élaborer et suivre le budget de la DIRCOM :

• Participer à la préparation du budget annuel en définissant les besoins de crédits de fonctionnement, en lien avec la directrice de la communication et la DAF.
• Produire des tableaux de bord pour suivre les consommations et actualiser le budget (ajustements pour hausse des prix, avenants, etc.).
• Participer activement aux dialogues de gestion mensuels.

Gérer les engagements et la comptabilité :

• Saisir les bons de commande et services faits dans l’outil SIFAS, sur la base des devis, bons de livraison, et attestations de service fait.
• Vérifier la régularité des engagements et leur traduction comptable.
• Assurer la transmission des factures via Chorus Pro et communiquer avec l’Agence Comptable pour le rejet/suspension de paiements ou la création de nouveaux fournisseurs.
• Relancer en cas d’impayés ou retards de facturation.

Relations avec les fournisseurs :

• Demander des devis, suivre le dépôt des factures, et rédiger les courriers administratifs correspondants.

--> Marchés publics et contrats

• Rédiger les notes d’achat pour les besoins inférieurs aux seuils de passation des marchés publics ou réalisés via les centrales d’achat.

Participer à la mise en concurrence :

• Élaborer les cahiers des clauses techniques et les annexes financières.
• Rédiger les rapports d’analyse des offres et participer aux commissions des marchés internes.
• Suivre l’exécution des marchés publics et contrats pilotés par la DIRCOM.
• Conseiller les équipes de la DIRCOM sur les procédures d’achat et la réglementation des marchés publics.

--> Conseil et appui aux équipes

Apporter un appui technique aux chefs de pôle et opérationnels de la DIRCOM :

• Veille juridique sur la commande publique et les règles de la comptabilité publique (GBCP).
• Former et sensibiliser les équipes aux procédures d’achat et aux outils budgétaires.
• Participer à la rédaction de procédures internes liées aux achats et à la gestion budgétaire.

Activités secondaires 

Assurer d’autres missions en lien avec les projets menés au sein de la DAF